دسته بندی ها
Search - Contacts
مقالات و اخبار
Search - News Feeds
واژه نامه
تگ ها

اخبار IT / اینترنت / ایمیل
تغییر اندازه و نوع قلم متن

ترجمه هامیک رادیان

پرسشنامه‌ای که اخیراً از سوی «کانون کار آینده» طراحی و تجزیه و تحلیل شده است، بینشی در این مورد به دست می‌دهد که چگونه ممکن است نوع ادارة ایمیل‌های ما تأثیری منفی بر زندگی ما بر جای بگذارد.
همچنان که فناوری در سالیان اخیر به رشد خود ادامه داده، نوع خاصی از ارتباط خود را به جلو صحنه منتقل کرده است: ایمیل!
شما چه معمار باشید چه باستان‌شناس یا حسابدار، "صندوق الکترونیک" شما جایی است که مقدار زیادی از وقت خود را صرف آن می‌کنید.
وقتی نخستین نامه‌های الکترونیک در دهة 1970 ارسال شد، مردم به ندرت باور می‌کردند که فقط در طول چند دهه تمامی ما در حال بررسی آنها در دستگاه‌های قابل حمل در جیب خود خواهیم بود.
دستور جلسه 16/2015 کانون کار آینده تحقیق در مورد تأثیر فناوری از چشم‌انداز روان‌شناسانه بود. تحقیق حول محور ایمیل، فقط بخشی از مأموریت داده‌کاوی آنها بود. همچنان که محققان اذعان دارند، اگرچه ایمیل بدون تردید ابزار مفیدی است، یک "شمشیر دو لبه" نیز است. همچنان که حجم ایمیل‌ها افزایش می‌یابد، این می‌تواند افزایش سطح استرس هم باشد. ایمیل‌ها می‌توانند شما را از بسیاری از تکالیف مبرم بازبدارند، قطار فکر شما را مختل کنند، حتی بدتر، زندگی خانوادگی شما را تحت تأثیر قرار دهند.
کانون کار آینده در صدد برآمد تا مجموعة تفاوت‌ها در دسترسی افراد به ادارة ایمیل‌ها را روشن کند و اینکه چگونه ایمیل‌ها می‌توانند بر سطح استرس، توازن زندگی کاری و خوشبختی کلی تأثیر بگذارند.

نتایج پرسشنامه
پرسشنامة گروه برای تقریباً 2000 فرد شاغل دارای طیفی از مشاغل در سراسر بریتانیا فرستاده شد. از آنها در پیوند با تکنولوژی، رفتار، خصوصیات جمعیت‌شناسی و شخصیتی پرسش‌هایی مطرح می‌شد.
دکتر ریچارد مک‌کینون از کانون کار آینده می‌گوید: «تحقیق ما نشان می‌دهد که ایمیل شمشیری دولبه است. در همان حال که می‌تواند ابزار ارتباطی ارزشمندی باشد روشن است که منبعی برای استرس یا ناامیدی برای بسیاری از ما است. افرادی که ایمیل را برای خود بسیار مفید گزارش دادند در عین حال بالاترین سطوح استرس ناشی از ایمیل را گزارش دادند.
اما عادت‌هایی که بدان‌ها خو می‌کنیم، بازتاب‌های عاطفی که نسبت به پیام‌ها داریم و اتیکت سازمان‌یافتة نانوشته پیرامون ایمیل، در یک مخزن سمی استرس جمع می‌شود که می‌تواند به شکل منفی بر بهره‌وری و تندرستی ما تأثیر بگذارد.
انتظار می‌رود نتایج مطالعه روز پنج‌شنبه 7 ژانویة 2016 در کنفرانس سالیانة بخش روان‌شناسی مشاغل انجمن روان‌شناسی بریتانیا ارائه شود.

توصیه‌هایی برای مدیریت ایمیل‌ها
تیم کانون کار آینده بر آن است گایدلاین‌هایی برای متعادل‌سازی مقدار استرس و فشار تولید شده توسط ایمیل‌ها ارائه دهد. در این اثناء آنها قبول می‌کنند که یک اندازة واحد راه حل همه چیز نیست، خیلی ساده عوامل بسیاری مطرح است: نوع شخصیت، نقش شغل، میزان ارشدیت و فهرستی ادامه‌دار از این دست.
در اینجا برخی از توصیه‌های آنها که در بخش‌های مختلف برای اشخاص و ارگان‌ها تقسیم‌بندی شده است ارائه می‌شود:

اشخاص
 62٪ افراد مورد مطالعه تمام روز ایمیل خود را باز می‌گذارند. گروه تحقیق پیشنهاد می‌دهد که افراد باید ایمیل خود را در هنگام نیاز بازبینی کنند و در سایر اوقات آن را ببندند.
اگر شما احساس فشار ایمیل دارید و به نظر می‌رسد که کار به درون زندگی خانگی شما رسوخ می‌کند، بازبینی ایمیل‌ها را در خارج از محیط کار متوقف کنید.
اگر حجم ایمیل‌های دریافتی شما باعث ایجاد احساس فشار در شما می‌شود، خودتان ایمیل کمتری بفرستید. یک مکالمة تلفنی می‌تواند نیاز به یک رشته ایمیل بلند را برطرف کند.

سازمان‌ها
تصویری روشن از جایگاه ایمیل در محل کار خویش خلق کنید. کمیت مجموع ایمیل‌ها را جستجو و ایمیل‌های تکراری را بررسی کنید. زمانی که تصویر کلی به دست بیاید، کنش‌های مناسب قابل اتخاذ خواهند بود.
اگر هیچ چیز سر جایش نیست، گایدلاین‌ها را در مورد سبک، لحن و محتوی ایمیل‌ها به کار ببرید.
سایر اشکال ارتباط مانند پیام‌های مداوم، ملاقات رودررو، جلسات آموزشی و تله‌کنفرانس‌ها را ترویج کنید.
مدل‌های بررسی نقش – ایمیل‌های ارسالی مدیران ارشد در دیروقت شب و پایان هفته‌اند؟ لحن ایمیل‌های دریافت شده از آنها چگونه به نظر می‌رسد؟ برای مثال یک ایمیل نوشته شده توسط یک تلفن هوشمند در اواخر شب کمتر احتمال دارد به دقت ایمیلی باشد که در طول ساعات کاری روز توسط صفحه‌کلید نوشته شده است.
همچنان که تیم تحقیق اذعان دارد، این یک بررسی مقدماتی است؛ کار بیشتری برای تفکیک علت و اثر مورد نیاز است. نکات مطرح شده جالب توجه هستند و با پیشرفت تکنولوژی، این آخرین فراخوان اقدام معطوف به استرس مبتنی بر محیط کار نخواهد بود.